Conţinut
- 01. Automatizați procesul
- 02. Prioritizează
- 03. Folosiți „Necitit” pentru mesajele care necesită acțiune
- 04. Filtrează buletinele informative într-un folder separat
- 05. Nu vă păstrați e-mailul permanent
- 06. Folosiți etichete și foldere pentru a rămâne organizat
- 07. Tratați-vă căsuța de e-mail ca pe o listă de sarcini
- 08. Renunță și setează un OOO
E-mail. A început ca pe ceva minunat; o modalitate magică de a comunica cu ceilalți instantaneu, indiferent unde se aflau în lume. Ar revoluționa modul în care facem afaceri.
Ei bine, a făcut asta. Cu toate acestea, a deschis și o nouă lume întreagă de durere și stres pe care nimeni nu a văzut-o cu adevărat venind. A avea o strategie de gestionare a e-mail-ului a devenit la fel de vital pentru succesul profesional ca și un portofoliu de design minunat, un serviciu decent de găzduire web (serios, elimină stresul administrării unui site web) sau știind cum să faci rețea.
Citiți mai departe pentru strategiile proiectanților pentru gestionarea fluxului continuu de e-mailuri care se revarsă în căsuța de e-mail. Nu știi niciodată, Inbox Zero ar putea fi la îndemână.
01. Automatizați procesul
„Încerc să folosesc instrumentele și tehnologia eficient”, spune Brock Haldeman, de la Pivot Design. „Folosesc filtre pentru a ajuta la prioritizarea și organizarea mesajelor primite. Folosesc filtrarea spam-ului, dezabonarea și listarea neagră pentru a minimiza conținutul nedorit. Orice e-mail care rămâne este cel mai important în general și, din moment ce nu sunt aproape la fel de multe, sunt mult mai ușor de menținut. ”
02. Prioritizează
Nu toate e-mailurile sunt la fel de importante ca altele. „La locul de muncă, prioritizez răspunsul la problemele urgente și la acele e-mailuri care au potențialul de a deveni blocante pentru alții”, spune Alberta Soranzo, un designer de servicii la LBG Digital.
Jeff Toll al lui Bukwild își verifică primele e-mailuri dimineața, dar nu răspunde la nimic care nu este o urgență. „Pur și simplu semnalizez și organizez prioritatea de răspuns”, spune el. „Odată ce intru în muncă și am avut un moment să mă gândesc la răspunsurile mele, le pot elimina pe toate.” Apoi, pe tot parcursul zilei, Toll va semnaliza orice e-mailuri importante care nu necesită răspunsuri instantanee și se va asigura că se va întoarce la ele înainte de sfârșitul zilei.
03. Folosiți „Necitit” pentru mesajele care necesită acțiune
Ce faci cu e-mailurile pe care le-ai văzut, dar nu ai avut timp să le tratezi? Unii le sortează în dosare de acțiune („Pentru a răspunde” și așa mai departe), dar această abordare nu funcționează pentru Dahlström. „Am ajuns cu un cimitir de e-mailuri uitate”, zâmbește ea. „Acum am tendința de a le marca necitite”.
04. Filtrează buletinele informative într-un folder separat
Doriți să țineți pasul cu ceea ce se întâmplă în industria mai largă? Buletinele informative sunt o modalitate excelentă de a fi la curent cu ultimele articole și discuții ... dar nu există nicio îndoială că vă pot înfunda căsuța de e-mail dacă sunteți prea ocupat să le citiți când intră.
Designer UX Anna Dahlström sugerează filtrarea buletinelor informative în dosare separate. „Utilizez + ceva suplimentar> combinat cu dosare pentru contul meu Gmail, dezactivând notificările pentru acel cont, dar având în funcție contul meu de afaceri”, spune ea.
05. Nu vă păstrați e-mailul permanent
Inbox zero este excelent, dar nu poți face față fiecărui mesaj în cel de-al doilea moment în care apare sau nu vei reuși niciodată să faci nimic. Director de artă digitală Clara Ilena își oprește e-mailul ori de câte ori vrea să fie productivă. „Aplicațiile precum Slack, Todoist și luni mă ajută, de asemenea, să rămân la curent cu lucrurile și să mențin la minimum comunicarea inutilă”, adaugă ea.
06. Folosiți etichete și foldere pentru a rămâne organizat
Mesaje primite pot deveni foarte ușor o mizerie de diferite conversații și subiecte. Dacă puteți, sortarea acestora în diferite foldere de subiecte poate face lucrurile mai ușor de gestionat. „Ori de câte ori a fost trimis un e-mail, îl înregistrez într-un dosar: legat de proiect, legat de echipă sau comitet / grup de lucru”, spune Soranzo.
„Acasă, mă bazez foarte mult pe funcția de arhivare și etichete Gmail. Am etichete pentru orice, ceea ce face mai ușoară recuperarea comunicărilor pe un anumit subiect, chiar și atunci când nu-mi amintesc cine mi-a scris. ”
07. Tratați-vă căsuța de e-mail ca pe o listă de sarcini
Pe lângă utilizarea filtrării pentru a vă asigura că numai lucrurile importante ajung în căsuța de e-mail, director digital Michael Salafiaare o abordare nouă pentru a-și menține e-mailurile organizate.„Îmi tratez căsuța de e-mail ca pe o listă de sarcini”, explică el.
„Fix elementele pe care trebuie să le urmăresc în aceeași zi și setez amintiri pentru amânare pentru orice lucru care necesită acțiuni viitoare. Atașamentele sunt organizate imediat în Google Drive din Inbox (vezi altul Stocare in cloud opțiuni aici). Creez un contact nou pentru placa Trello a fiecărui proiect, astfel încât să pot redirecționa e-mailurile și să creez automat carduri. De asemenea, am o grămadă de Zapier Zap-uri personalizate pentru a automatiza acțiunile obositoare, care sunt declanșate prin aplicarea etichetelor la e-mailuri. ”
08. Renunță și setează un OOO
„Am citit cu surprindere, dar amuzant, strategia recentă a cuiva a lui OOO:„ Nu vă voi citi e-mailul Vă rog să mă trimiteți din nou un e-mail când mă întorc dacă este încă important ”, își amintește directorul digital Kate Tarling. Această abordare ușor controversată pare să câștige popularitate. Deși nu toate mesajele sunt la fel de clare ca acesta, nu este rar ca reclamele să seteze un mesaj OOO la orele ocupate, explicând că nu își verifică e-mailurile și că este puțin probabil ca expeditorul să primească un răspuns.
Ai multe, dar ai nevoie de un site nou? Încercați un constructor de site-uri web fără stres.
Acest articol a fost publicat inițial în net, cea mai vândută revistă din lume pentru designeri și dezvoltatori de web. Cumpără numărul 307 sau Abonati-va.
