Conţinut
- 01. Liniștește conversațiile irelevante
- 02. Păstrați lucrurile private cu modul confidențial
- 03. Lucrați în afara programului și programați-vă e-mailurile
- 04. Economisiți timp cu răspunsuri predefinite
- 05. Folosiți mai multe adrese
- 06. Asigurați-vă că nu ratați nimic important
- 07. Etichetă, etichetă, etichetă
- 08. Salvați clicurile cu comenzile rapide de la tastatură
- 09. Experimentează
De când a fost lansat în 2004, Gmail a câștigat peste 1,4 miliarde dintre noi pentru a deveni cel mai utilizat furnizor de e-mail din lume. Acest lucru se datorează în principal interfeței sale intuitive și sincronizării convenabile cu alte produse Google, cum ar fi Drive și Calendar. Cu toate acestea, faptul că evoluează mereu și adaugă noi instrumente înseamnă că are multe capabilități interesante pe care mulți dintre noi nu le-au descoperit încă.
Iată un ghid pentru unele dintre cele mai utile funcții despre care s-ar putea să nu știți și cum vă pot face mai productivi. Pentru a vă îmbunătăți productivitatea, consultați ghidul nostru pentru instrumentele pe care ar trebui să le aibă fiecare designer grafic.
01. Liniștește conversațiile irelevante
Poate că primiți prea multe întreruperi. De multe ori se poate întâmpla ca cineva să vă copieze într-un lanț de e-mail împreună cu alte câteva persoane, care să înceapă toate să răspundă cu răspunsuri care ar putea să nu aibă nimic de-a face cu dvs. Nici o problemă; Gmail vă permite să dezactivați o conversație, astfel încât să nu mai auziți din ea decât dacă doriți.
Selectând e-mailul și atingând pictograma cu trei puncte de pe bara de mai sus, puteți reduce la tăcere răspunsurile suplimentare. Acestea vor fi arhivate automat, astfel încât acestea să nu apară în căsuța de e-mail primară, dar pot fi totuși găsite cu o căutare, dacă trebuie să vă retrageți la un moment dat pentru a verifica ce se întâmplă în timp ce sunteți liniștiți.
02. Păstrați lucrurile private cu modul confidențial
În încercarea de a ajuta la protejarea mesajelor sensibile de accesul neautorizat, Gmail a introdus o funcție disponibilă anterior doar în conturile de e-mail ale companiei. „Modul confidențial” vă permite să împiedicați destinatarul unui mesaj să redirecționeze, să copieze, să descarce sau să imprime conținutul acestuia și vă permite chiar să setați un cronometru, astfel încât e-mailul să se autodistrugă efectiv la un moment ales. Cronometrul nu este vizibil pentru receptor, dar înseamnă că el sau ea vor putea să acceseze mai mult conținutul mesajului după ce a trecut timpul.
Desigur, nu există nicio modalitate de a opri un receptor să facă o fotografie sau o captură de ecran a e-mailului, dar modul confidențial poate ajuta la prevenirea transmiterii accidentale a mesajului dvs. și a oricărui atașament către altcineva, iar funcția de expirare poate fi utilă dacă doriți să încercați să împiedicați potențialii clienți să țină cont de propunerile dvs. și să folosească potențial părți din ele în cazul în care nu aleg să vă angajeze serviciile. Pentru ao activa, căutați pictograma de blocare din partea de jos în timp ce compuneți un e-mail.
O caracteristică similară utilă pentru preluarea e-mailului este capacitatea de a anula trimiterea. Dacă trimiteți din greșeală un mesaj înainte ca acesta să fie gata, cu cineva copiat în care nu ar trebui să fie sau, cel mai obișnuit dintre toate, fără atașamentul prevăzut, puteți prelua e-mailul din căsuța de e-mail a receptorului. Timpul de anulare implicit este de cinci secunde, ceea ce necesită reflexe destul de rapide, dar în Setări> General, îl puteți mări până la 30 de secunde pentru a vă oferi mai mult timp să reacționați.
03. Lucrați în afara programului și programați-vă e-mailurile
Trebuie să trimiteți un e-mail de urmărire unui client la un moment în care știți că veți fi offline sau veți lucra la altceva? Nu este nevoie să apăsați fizic trimitere în momentul în care doriți să apară un e-mail. Gmail vă permite să decideți când doriți ca mesajele dvs. să ajungă în căsuța de e-mail a receptorului, programând o dată și o dată când le compuneți. Acest lucru este deosebit de util dacă lucrați ore neobișnuite sau neregulate sau peste fusuri orare sau dacă doriți să fiți organizat și să scrieți mesaje din timp. Poate servi și ca un truc obraznic pentru a face să pară că ești conectat și lucrezi departe când faci o pauză de pe ecran.
Dacă vă aflați într-un browser web, faceți clic pe săgeata de lângă Trimite în vizualizarea compunere e-mail și selectați Programați trimiterea. În aplicația mobilă, faceți clic pe cele trei puncte verticale din dreapta sus. Vi se vor oferi trei opțiuni rapide de un singur clic pentru programare sau opțiunea de a alege orice dată și oră. Rețineți că puteți utiliza și Gmail fără conectivitate la internet activând modul offline, permițându-vă să accesați Gmail și să compuneți e-mailuri care vor fi trimise imediat ce vă conectați din nou. Această opțiune poate fi găsită sub Setări> Offline.
04. Economisiți timp cu răspunsuri predefinite
Uneori ajungem să scriem aceleași mesaje din nou și din nou, indiferent dacă este vorba despre un simplu „Ok, am primit”, sau un memento mai detaliat sau un răspuns la o anchetă comună. Dacă descoperiți că trimiteți multe dintre acestea, nu este necesar să scrieți răspunsuri nefinalizate pentru a tăia și lipi din altă parte. Funcția de șabloane Gmail poate face ca trimiterea de mesaje de rutină repetitive să fie mult mai puțin dificilă.
Mai întâi trebuie să activați funcția accesând Setări> Avansat și făcând clic pe butonul radio pentru a activa șabloanele (nu uitați să faceți clic pe Salvează modificările). De atunci, ori de câte ori introduceți un răspuns la un e-mail în vizualizarea compunere e-mail, puteți face clic pe cele trei puncte verticale pentru Mai multe opțiuni pentru a salva răspunsul respectiv ca șablon pe care îl puteți folosi din nou în viitor (dați fiecărui șablon un nume clar, astfel încât să vă amintiți ce spun ei).
După ce ați creat un șablon, ori de câte ori răspundeți la un e-mail, puteți face clic pe cele trei puncte verticale pentru a-l afișa ca o opțiune rapidă pentru a salva nevoia de a introduce un răspuns nou. De asemenea, puteți crea filtre pentru a răspunde automat la anumite e-mailuri utilizând un șablon. Bucurie!
05. Folosiți mai multe adrese
Dacă utilizați mai multe conturi Gmail în scopuri diferite, Gmail vă permite să comutați mai ușor ca plăcintă între ele. Este posibil să nu fi observat acest lucru, dar puteți răsfoi cu ușurință între conturi în aplicația Android pur și simplu glisând în sus sau în jos pe pictograma Google din colțul din dreapta sus. Cu toate acestea, o altă caracteristică utilă a Gmail este că puteți crea în mod eficient mai multe adrese de e-mail într-un singur cont.
Gmail nu recunoaște punctele, majusculele sau „+Simbol, deci dacă e-mailul dvs. este [email protected], mesajele vor ajunge în continuare în căsuța de e-mail dacă sunt trimise la [email protected] sau [email protected], și așa mai departe. Puteți adăuga un punct sau o literă mare oriunde sau puteți adăuga un „+'La sfârșitul numelui dvs. (înainte de @) urmat de orice personaje suplimentare care îți plac.
De exemplu, dacă lucrați atât în design grafic, cât și în ilustrație, ați putea da adresa dvs. ca numele dvs. + [email protected] și numele dvs. + ilustraț[email protected] respectiv. La început, toate mesajele vor ajunge în căsuța de e-mail, dar puteți configura filtre aplicând etichete diferite fiecăruia, permițându-vă efectiv să rulați mai multe adrese dintr-o singură căsuță de e-mail.
Pentru a face acest lucru, faceți clic pe pictograma roată din dreapta sus, alegeți Setări> Filtre și adrese blocate> Creați un filtru nou. Tastați adresa dvs. modificată în La , apoi faceți clic pe Creați un filtru și verifică Aplicați eticheta de exemplu, pentru a aplica eticheta "Proiecta'Tuturor e-mailurilor trimise către numele dvs. + [email protected].
Puteți selecta Nu trimiteți niciodată la spam dacă dați adresa potențialilor clienți și vă temeți că comunicările lor ar putea fi blocate. Pentru a primi e-mailuri de la adresele modificate, le puteți face ca aliasuri: accesați Setări> Conturi și import> Adăugați o altă adresă de e-mail.
06. Asigurați-vă că nu ratați nimic important
Uneori poți fi atât de captivat în munca ta încât îți lipsește un e-mail important, dar Gmail permite notificări pe desktop fără a utiliza Outlook sau Apple Mail. De asemenea, puteți alege să primiți notificări numai pentru mesajele etichetate „Important”, pentru a vă asigura că sunteți întrerupt doar atunci când este necesar.
Pentru a configura notificările, faceți clic pe pictograma roată, accesați Setări, apoi derulați în jos până la Notificări pe ecran. De asemenea, dacă observați că uneori vă lipsesc mesajele care sunt trimise către căsuțele de e-mail alternative ale Gmail (Social, Promoții și Actualizări), vă puteți asigura că merg în căsuța de e-mail principală dezactivând aceste file de sub Setări> Mesaje primite, în timp ce, dacă doriți să vă asigurați că mesajele de la anumiți expeditori accesați Primar, puteți adăuga un filtru în Filtre filă.
07. Etichetă, etichetă, etichetă
Gmail folosește etichete, mai degrabă decât foldere, pentru a ne oferi mult mai multă flexibilitate în modul în care ne organizăm căsuța de e-mail. Puteți utiliza etichete pentru a organiza proiecte creând o etichetă nouă pe proiect, apoi arhivând eticheta la finalizarea proiectului. Acest lucru vă poate ajuta să țineți evidența a ceea ce se întâmplă, păstrând în același timp o evidență a muncii și a corespondenței dvs. dacă trebuie să vă întoarceți la mai târziu. Pentru cea mai bună igienă a e-mailurilor, puteți alege, de asemenea, să afișați și să ascundeți diferite etichete pentru a reflecta prioritățile actuale.
08. Salvați clicurile cu comenzile rapide de la tastatură
La fel ca multe aplicații web și programe software, Gmail vine cu o gamă completă de comenzi rapide de la tastatură implicite, care pot accelera fluxurile de lucru obișnuite. Investiți câteva minute în învățarea celor mai utile și vă puteți economisi mult mai mult timp pe termen lung. Începeți prin activarea comenzilor rapide sub Setări> General și salvați modificările.
Există o serie întreagă de comenzi rapide, iar Google oferă o defalcare completă, plus puteți personaliza comenzile rapide pentru a utiliza tastele care vi se par mai memorabile, activând funcția în Setări> Avansat.
Pentru a începe rapid, unele dintre cele mai utile valori implicite pentru a salva clicuri și a vă permite să faceți o pauză mouse-ului sau touchpadului includ:
- Compune: c
- Căutați mesaje: /
- Răspuns: r
- Răspunde la toate: A
- Redirecţiona: f
- Marcați mesajele curente ca necitite: Shift + u
- Marcați mesajul selectat ca important: =
- Arhivează mesajul selectat: e
- Salt la următorul mesaj din firul de e-mail: n
- Salt la mesajul anterior din firul de e-mail: p
- Dezactivați conversația: m
- Inserați linkul: Comandă / control + k
- Trimite email: Comandă / control + Enter
09. Experimentează
Gmail oferă o funcție Labs care vă permite să experimentați versiuni beta ale unor potențiale funcții noi înainte de a fi lansate ca standard. Dacă aceste funcții funcționează și devin populare, acestea ar putea fi încorporate ulterior în interfața principală Gmail și, într-adevăr, multe dintre caracteristicile menționate mai sus au început să apară aici.
Bineînțeles, unele funcții ar putea să nu o facă niciodată și pot fi abandonate fără notificare prealabilă - așa a fost soarta bizarei funcții Gmail Goggles concepută pentru a ne împiedica să trimitem mesaje pe care le-am putea regreta după o noapte în oraș, prezentând câteva probleme de matematică ca test de sobrietate. Pentru a activa accesul experimental, trebuie doar să faceți clic pe pictograma roată din dreapta sus, accesați Setări> General> Acces experimental, bifați caseta și faceți clic pe Salvează modificările.
